Πώς να δίνω Feedback ώστε να με ακούν – 7 Συχνά λάθη που κάνουμε όταν δίνουμε ανατροφοδότηση
Έχεις ποτέ αισθανθεί ότι το feedback που δίνεις σε κάποια άτομα πέφτει στο κενό;
Μην ανησυχείς δεν είσαι μόνος/η.
Το να δίνει κανείς αποτελεσματικό feedback είναι μια τέχνη, και σαν κάθε τέχνη, χρειάζεται εξάσκηση και κατανόηση. Σήμερα θα σου μιλήσω για μερικές από τις πιο συχνές παγίδες στις οποίες πέφτουμε όταν δίνουμε ανατροφοδότηση και πώς να τις αποφύγουμε.
Συχνό Λάθος #1: Τα Καλά τα Ξεπετάμε, στα “Κακά” Επικεντρωνόμαστε
Συχνά, όταν δίνουμε feedback, λέμε γρήγορα τα καλά σημεία και στη συνέχεια περνάμε στα σημεία προς βελτίωση. Μάλιστα μπορεί να γίνουμε και αρκετά γενικοί όταν μιλάμε για τα θετικά. Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν να δίνουμε σημασία μόνο στα αρνητικά. Το άτομο νιώθει ότι είπαμε κάτι καλό μόνο και μόνο για να επικεντρωθούμε σε κάτι αρνητικό στη συνέχεια.
Συχνό Λάθος #2: Είμαστε πολύ γενικοί στα Θετικά
Και ενώ όταν έρχεται η στιγμή να μιλήσουμε για κάποια περιθώρια βελτίωσης μπορούμε να γίνουμε πολύ συγκεκριμένοι και με παραδείγματα, όταν λέμε κάτι θετικό προς το άτομο οι περισσότεροι θεωρούν όχι και τόσο χρήσιμο το να γίνουν συγκεκριμένοι. Το “Καλή δουλειά” είναι ωραίο να το ακούς, αλλά δεν είναι και πολύ χρήσιμο εδώ που τα λέμε, ιδιαίτερα αν το έχεις ήδη ακούσει αρκετές φορές στο παρελθόν. Προσπάθησε να είσαι συγκεκριμένος/η στα θετικά σχόλια. Για παράδειγμα, “Η ικανότητά σου να οργανώνεις την ομάδα είναι εξαιρετική και βοήθησε στην έγκαιρη παράδοση του έργου”.
Συχνό Λάθος #3: Το Feedback σαν “Καταιγίδα”
Αν δεν δίνουμε συχνά feedback, τότε όταν το κάνουμε, μπορεί να φανεί σαν να “ξεχύνουμε” όλες τις επικρίσεις μαζί. Αυτό μπορεί να κάνει τον άλλον να αισθανθεί πλημμυρισμένος και αμυντικός. Όσο και αν αυτό φαίνεται δύσκολο στην αρχή, προσπάθησε να δίνεις τακτικό και διαχειρίσιμο feedback.
Συχνό Λάθος #4: Η Λέξη “Αλλά” αντί για “Και”
Όταν λέμε κάτι θετικό και μετά προσθέτουμε τη λέξη “αλλά”, το θετικό χάνει την αξία του. Για παράδειγμα. «Μου άρεσε πολύ το report που έφτιαξες αλλά ήθελε περισσότερες γραφικές παραστάσεις» Μάλλον θα νιώσεις ότι δεν ήταν αρκετά καλό αυτό που έγραψες. Αντικαταστήστε το “αλλά” με “και”. Παράδειγμα: “Το report που ετοίμασες ήταν πολύ καλό, μου άρεσε ο τρόπος που περιέγραψες τα σημαντικά σημεία και τα συμπεράσματα και πιστεύω ότι με λίγες επιπρόσθετες γραφικές παραστάσεις θα γίνει ακόμα καλύτερο”.
Συχνό Λάθος #5: Να μη ζητάμε Έγκριση
Feedback δεν είναι μόνο να λέει κανείς τη γνώμη του, είναι να βεβαιωθούμε ότι και το άλλο άτομο είναι σε θέση και θέλει να ακούσει. Πριν ξεκινήσεις, ρωτήσε το άλλο άτομο αν θα ήθελε λίγο feedback, ή αν είναι καλή στιγμή για το άλλο άτομο και αν είναι διατεθειμένο να ακούσει τις σκέψεις σου. Αυτό δείχνει σεβασμό και κάνει το άτομο να ανοίγει τις «πόρτες» του για διάλογο.
Συχνό Λάθος #6: Δεν δίνουμε Συγκεκριμένα Παραδείγματα ή Συστάσεις
Ένα συχνό λάθος είναι η παροχή feedback χωρίς συγκεκριμένα παραδείγματα ή συστάσεις για βελτίωση. Αντί να πείτε απλώς “πρέπει να βελτιωθείς στην παρουσίαση των εργασιών σου”, προσφέρετε συγκεκριμένα παραδείγματα του πού και πώς μπορούν να βελτιωθούν. Για παράδειγμα, “Στην τελευταία σου παρουσίαση, παρατήρησα ότι οι διαφάνειες ήταν υπερφορτωμένες με πληροφορίες. Μια πιο συνοπτική προσέγγιση θα βοηθούσε στην καλύτερη κατανόηση του μηνύματος”. Αυτό κάνει το feedback πιο χρήσιμο, εποικοδομητικό και εύκολο να εφαρμοστεί.
Συχνό Λάθος #7: Να μην Αναγνωρίζουμε το Προσωπικό Στυλ του Αποδέκτη
Ένα συχνό λάθος είναι να μη λαμβάνουμε υπόψη το προσωπικό στυλ του αποδέκτη. Ο καθένας αντιδρά διαφορετικά στην κριτική και έχει διαφορετικές ανάγκες σε ότι αφορά την παροχή ανατροφοδότησης. Κάποιοι προτιμούν άμεσο και συνοπτικό feedback, ενώ άλλοι εκτιμούν μια πιο λεπτομερή και διαδραστική προσέγγιση. Είναι σημαντικό να προσαρμόζουμε τον τρόπο μας ανάλογα με τον αποδέκτη, για να είναι το feedback μας όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικό και εποικοδομητικό.
11 Βήματα για Αποτελεσματικό Feedback
- Προετοιμασία: Προετοιμάστε συγκεκριμένα παραδείγματα και στοιχεία που θέλετε να αναφέρετε, τόσο θετικά όσο και προς βελτίωση.
- Εισαγωγή με Θετικό Τρόπο: Αρχίστε με θετικά σχόλια. Να είστε συγκεκριμένοι και ακριβείς στα στοιχεία που αναδεικνύουν τα δυνατά σημεία του αποδέκτη.
- Συγκεκριμένα και Εποικοδομητικά Σχόλια: Προσφέρετε συγκεκριμένα παραδείγματα και συστάσεις για τα θετικά, και εξίσου λεπτομερή ανάλυση για τα στοιχεία προς βελτίωση.
- Συγκέντρωση στα Θετικά Πρώτα: Αφιερώστε το μεγαλύτερο μέρος της συζήτησης στα θετικά πριν αναφερθείτε στα στοιχεία προς βελτίωση, πριν ξεινήσετε να αναφέρετε τα σημεία προς βελτίωση ενημερώστε το άτομο ότι θα το κάνετε και περιμένετε για την συμφωνία του.
- Χρήση του “Και” αντί του “Αλλά”: Χρησιμοποιήστε το “και” αντί του “αλλά” για να διατηρήσετε θετική ατμόσφαιρα.
- Να είστε αυθεντικοί και ειλικρινής αλλά όχι επικριτικοί! Μιλήστε για συμπεριφορές και όχι για το άτομο. Μην κάνετε επίθεση στον χαρακτήρα του ατόμου και αποφύγετε να τον/την χαρακτηρίσετε με επίθετα. Αντί αυτού περιγράψτε συμπεριφορές τις επιπτώσεις τους και συζητήστε τι μπορεί να αλλάξει τα πράγματα προς την κατεύθυνση που θέλετε.
- Τακτικό Feedback: Παρέχετε τακτικά feedback για να αποφύγετε τη συσσώρευση επικρίσεων.
- Εξατομικευμένη Προσέγγιση: Προσαρμόστε τον τρόπο παροχής feedback ανάλογα με τον αποδέκτη, το “one size” δεν ταιριάζει σε όλους!
- Αίτηση για Συναίνεση: Ρωτήστε αν ο αποδέκτης είναι έτοιμος και διαθέσιμος να λάβει feedback.
- Διάλογος και Αλληλεπίδραση: Διατηρήστε ανοιχτή την επικοινωνία και ενθαρρύνετε την ανταλλαγή απόψεων.
- Συμπέρασμα με Θετικό Σχόλιο: Κλείστε τη συνομιλία με ένα θετικό σχόλιο ή ενθαρρυντική παρατήρηση.
Στο τέλος της ημέρας, η διαδικασία του να δίνει και να λαμβάνει κανείς feedback είναι ένα ταξίδι αυτοβελτίωσης και αμοιβαίας κατανόησης.
Κάθε βήμα που παρουσιάστηκε σε αυτό το άρθρο είναι σχεδιασμένο να κάνει αυτό το ταξίδι πιο ομαλό και παραγωγικό, τόσο για το άτομο που δίνει την ανατροφοδότηση, όσο και για τους συναδέλφους του.
Να θυμάσαι ότι, η ουσία του να δίνεις αποτελεσματικό feedback δεν βρίσκεται μόνο στα λόγια που λέτε, αλλά και στο πώς αυτά γίνονται αντιληπτά και εφαρμόζονται. Με ανοιχτή καρδιά, ανοιχτό μυαλό και επίγνωση, μπορείτε να κάνετε το feedback ένα ισχυρό εργαλείο για ανάπτυξη και βελτίωση, τόσο για εμάς όσο και για το περιβάλλον μας.
