8 Βήματα για φιλοξενήσεις μια αποτελεσματική και παραγωγική συνάντηση

Μια συνάντηση μπορεί να εξελιχθεί σε πονοκέφαλο ή ακόμα και χάσιμο χρόνου, αν το άτομο που την έχει φιλοξενήσει δεν γνωρίζει τα βήματα για να την οδηγήσει με αποτελεσματικό και παραγωγικό τρόπο.

Ίσως έχει συμβεί και σε εσένα. Να θέλεις να συγκαλέσεις μια συνάντηση και την ίδια στιγμή σκέφτεσαι, τι θα πεις, πως θα το πεις, πως θα καταφέρεις να οργανώσεις όλους τους εμπλεκόμενους, χωρίς να χρειαστεί να γίνεις αυταρχικός ή να προσπαθείς να επιβληθείς.

Την ίδια στιγμή, θέλεις να βεβαιωθείς ότι οι εμπλεκόμενοι θα σεβαστούν το χρόνο της συνάντησης, δεν θα βγουν εκτός θέματος συζητώντας παρεμφερή θέματα που είτε δεν είναι καθόλου σημαντικά, είτε είναι πολύ σημαντικά αλλά για κάποια άλλη συνάντηση.

Σήμερα, θα σου δώσω τα βήματα που χρειάζεται να γνωρίζεις για να οργανώσεις και να φιλοξενήσεις μια συνάντηση, είτε με δική σου προτοβουλία, είτε επειδή σου το έχουν ζητήσει και κατά κάποιο τρόπο είναι στα καθήκοντά σου να το κάνεις:

Βήμα #1 – Σκοπός & Ατζέντα

Ποιος είναι ο σκοπός αυτής της συνάντησης; Εσύ πρώτα από όλους, που συγκαλείς τη συνάντηση, χρειάζεται να γνωρίζεις το σκοπό της συνάντησης. Ποιο θα ήθελες να είναι το αποτέλεσμα αυτής της συνάντησης για να είσαι πλήρως ικανοποιημένος όταν ολοκληρωθεί; Ξεκίνα με το τέλος στο μυαλό σου και αφού γνωρίζεις πιο είναι το αποτέλεσμα που θα ήθελες, τώρα πήγαινε ανάποδα και σκέψου τι χρειάζεται να περιλαμβάνει αυτή η συνάντηση (θέματα ατζέντας). Στη συνέχεια δες αυτά τα κομμάτια ένα ένα και υπολόγισε πόσο χρόνο θα ήθελες, ή χρειάζεται να αφιερωθεί στο κάθε ένα από αυτά.

Από το πρώτο βήμα λοιπόν θα προκύψει ο σκοπός της συνάντησης, τα θέματα της ατζέντας και η διάρκειά της. Μην παραλήψεις αυτό το βήμα. Σε κανέναν δεν αρέσει να παίρνει μια πρόσκληση για μια συνάντηση αν δεν γνωρίζει από πριν ποιος είναι ο σκοπός της και ποια η ατζέντα της. Αυτό είναι σημαντικό επειδή θα τον βοηθήσει να κατηγοριοποιήσει τη συνάντηση αυτή με βάση τις προτεραιότητές του αλλά και να της δώσει την απαραίτητη σημασία που χρειάζεται.

Βήμα #2 – Πρόσκληση

Αφού επικοινωνήσεις με όλα τα μέλη το σκοπό της συνάντησης που θέλεις να συγκαλέσεις και βεβαιωθείς για τη διαθεσιμότητά τους, στείλε μια πρόσκληση συνάντησης (meeting request) στο ημερολόγιο, έτσι ώστε να μπλοκάρει τη μέρα και την ώρα της συνάντησης αυτόματα.

Δεν υπάρχει τίποτα πιο ενοχλητικό για κάποιον που χρησιμοποιεί ημερολόγιο για τις συναντήσεις του, από το να έχει μια συνάντηση στον αέρα, χωρίς πρόσκληση συνάντησης στο ημερολόγιο του και να πρέπει να θυμάται να την καταχωρήσει ο ίδιος. Όλοι έχουν αρκετές εκκρεμότητες στο κεφάλι τους και δεν θέλουμε να φορτώσουμε ακόμα μια. Ακόμα λοιπόν και αν εσύ δεν χρησιμοποιείς ημερολόγιο για τις συναντήσεις σου, είναι πολύ πιθανόν τα υπόλοιπα μέλη να το κάνουν οπότε μην παραλήψεις αυτό το βήμα να στείλεις την αυτόματη πρόσκληση συνάντησης μέσα από το ημερολόγιο.

Ο επαγγελματισμός μας φαίνεται από τις λεπτομέρειες. Στέλνοντας λοιπόν μια πρόσκληση συνάντησης σε όλα τα άτομα που θέλουμε να παρευρεθούν με τη σωστή θεματολογία γνωρίζουμε όλοι πότε θα συναντηθούμε, ποιοι θα είναι παρόντες, ποιά είναι η τοποθεσία της συνάντησής μας (ή το zoom link στις μέρες μας), η διάρκεια αλλά και το θέμα της συνάντησής μας.

Αν θέλεις να το πάρεις ένα επίπεδο πιο πάνω, σου προτείνω να γράψεις στις σημειώσεις της πρόσκλησης 1-2 προτάσεις που να περιγράφουν το σκοπό της συνάντησης και σε μια λίστα τους τίτλους με τα θέματα της ατζέντας.

Βήμα #3 – Αποδοχή

Πολλά πράγματα μπορεί να προκύψουν και οι αλλαγές είναι πλέον καθημερινές στη ζωή μας. Απλά και μόνο επειδή έχει στείλει κάποιος μια πρόσκληση συνάντησης δεν σημαίνει ότι όλα τα μέλη την έχουν δει και την έχουν αποδεχτεί. Είναι σημαντικό λοιπόν να βεβαιωθείς ότι όλα τα μέλη έχουν αποδεχτεί τη συνάντηση πράγμα που υποδηλώνει ότι είναι διατεθειμένοι να παρευρεθούν και να συμμετέχουν στα θέματα της ατζέντας που καταγράφονται στη πρόσκληση.

Βήμα #4 – Καλωσόρισμα και ευχαριστίες

Η μέρα της συνάντησης έχει έρθει και όλοι σιγά σιγά μαζεύονται στο χώρο της συνάντησης. Είναι πολύ φυσιολογικό, ακόμα και επιθυμητό πριν ξεκινήσει η συνάντηση να υπάρχουν τα λεγόμενα «πηγαδάκια» μεταξύ ατόμων όπου γίνονται πιο προσωπικές συζητήσεις, αστεία ή άλλες κουβέντες που πιθανόν να μην έχουν να κάνουν με τη συνάντηση αυτή.

Αφού δώσουμε τον αρχικό χρόνο σε αυτά και βεβαιωθούμε ότι όλα τα άτομα είναι παρόντες, τότε δίνουμε το σήμα για να ξεκινήσει η συνάντηση μας κάνοντας μια πρώτη ερώτηση αν είμαστε όλοι εδώ και είμαστε έτοιμοι να ξεκινήσουμε. Το άτομο που συγκαλεί τη συνάντηση έχει και την ευθύνη να την οδηγήσει. Τα πρώτα βήματα λοιπόν ξεκινούν από τον οικοδεσπότη της συνάντησης με καλωσόρισμα και ευχαριστίες:

«Είμαστε όλοι παρόντες και είμαστε έτοιμοι να ξεκινήσουμε;» […]
«Θέλω να σας καλωσορίσω και να σας ευχαριστήσω που δεχθήκατε τη σημερινή μου πρόκληση και είστε όλοι εδώ παρόντες. Γνωρίζω ότι έχετε αρκετές υποχρεώσεις, οπότε είναι πολύ σημαντικό που είμαστε όλοι έδώ μαζεμένοι σήμερα για το θέμα «Χ» και θα προσπαθήσουμε να είμαστε όσο πιο στοχευμένοι στο θέμα του χρόνου»

Βήμα #5 – Ενημέρωση σκοπού, πλάνου & ατζέντας

Αφού έχεις καλωσορίσει τους συμμετέχοντες και έχεις επιτρέψει 3-4 δευτερόλεπτα παύσης για να βεβαιωθείς ότι επικρατεί ησυχία στο χώρο, είναι όλοι παρόντες και δεν είναι απασχολημένοι με ηλεκτρονικές συσκευές, τότε συνεχίζεις ανακοινώνοντας το σκοπό της συνάντησης και τα θέματα της ατζέντας.

Εκτός από το ότι σε κανέναν δεν αρέσουν οι εκπλήξεις, είναι απόλυτα φυσιολογικό να σκεφτόμαστε άλλα πράγματα την ώρα που έχουμε μπει σε μια συνάντηση και να φέρνει ο κάθε ένας μαζί του διαφορετική ενέργεια ανάλογα με το που βρισκόταν προηγουμένως και τι έκανε.

Περιγράφοντας στην αρχή της συνάντησης το σκοπό της και τα θέματα της ατζέντας (ακόμα και αν τα γνωρίζουν όλοι από πριν) θυμίζουμε στους συμμετέχοντες το λόγο που έχουμε μαζευτεί και συντονίζουμε την εστίαση και την ενέργειά μας στη παρούσα συνάντηση. Επιπλέον, γνωρίζουμε όλοι που πάμε (σκοπός) και έτσι είναι πιο εύκολο να παρακολουθήσουμε τη συνάντηση αλλά και να συμμετέχουμε.

«Ο σκοπός της σημερινής μας συνάντησης είναι να δούμε τα επόμενα βήματα για το έργο [Χ] και να συμφωνήσουμε πως θα προχωρήσουμε. Έχουμε στη διάθεσή μας 90 λεπτά. Προτείνω να ξεκινήσουμε με μια αναφορά από τον κάθε ένα για το που βρίσκεται, τι δυσκολίες αντιμετώπισε και τι δούλεψε πολύ καλά για. Στη συνέχεια να αφιερώσουμε 30 λεπτά να συζητήσουμε για το [Ψ] και να ολοκληρώσουμε με τα επόμενα βήματα για το θέμα [Ζ]. Είμαστε όλοι οκ με αυτή τη σειρά;»

Έχεις παρατηρήσει την ερώτηση στο τέλος την ερώτηση «Είμαστε όλοι οκ με αυτή τη σειρά;»

Είναι πολύ σημαντικό να δημιουργήσεις από την αρχή μια άγραφη “συμφωνία” και ένα καθολικό «ΝΑΙ» αν θέλεις να υπάρχει συμμετοχή στη συνάντηση αυτή και να μην βγει εκτός.

Στη πραγματικότητα τι έχεις καταφέρει με το πιο πάνω; Να συντονίσεις τα μυαλά των συμμετεχόντων στη συνάντηση και να πάρεις την έγκριση τους για το πως θα προχωρήσει αυτή η συνάντηση. Και αυτό χωρίς να χρειαστεί να επιβάλεις τίποτα από τα πιο πάνω. Την ίδια στιγμή έχει γίνει απόλυτα κατανοητό για το ποιος οδηγεί τη συνάντηση.

Εδώ χρειάζεται προσοχή. Είναι άλλο να είσαι ο οικοδεσπότης της συνάντησης και άλλο να παίρνεις αποφάσεις στη συνάντηση. Είναι πολύ πιθανόν να μην πάρεις καμία απόφαση ως οικοδεσπότης αλλά να είσαι ο οικοδεσπότης της συνάντησης με απόλυτη επιτυχία. Έτσι, αν ένα μέλος προτίνει από την αρχή κάτι διαφορετικό είναι σημαντικό να μην απορριφθεί και να καταλίξετε σε ένα καθολικό “ναι” για το πως θα προχωρήσει αυτή η συνάντηση.

Βήμα #6 – Ακολουθούμε το πλάνο & την ατζέντα

Ως οικοδεσπότες της συνάντησης, βεβαιωνόμαστε ότι είμαστε στα χρονοδιαγράμματα που έχουμε θέσει ανάμεσα στα θέματα της ατζέντας. Βεβαιωνόμαστε όλα τα άτομα έχουν ίσες ευκαιρίες να εκφράσουν τις απόψεις τους και ότι δεν υπάρχουν παρεκτροπές συμπεριφορών. Να θυμάσαι ότι ο ρυθμός και η ένταση της συνάντησης δίνεται πάντα από τον οικοδεσπότη της και ένα από τα σημαντικότερα κομμάτια είναι να επαναφέρουμε τη συνάντηση σε περίπτωση που έχει βγει εκτός θέματος ή έξω από τη ατζέντα της συγκεκριμένης συνάντησης. Αν παρατηρήσεις να βγαίνει η συζήτηση εκτός θέματος, μπορείς να την επαναφέρεις λέγοντας κάτι όπως το πιο κάτω

«Καταλαβαίνω ότι αυτό είναι ένα σημαντικό θέμα επίσης, και είναι μια άλλη ατζέντα. Τι λέτε να κρατήσουμε μια σημείωση και να το συζητήσουμε στο τέλος ή να κανονίσουμε μια άλλη συνάντηση για να το δούμε ξεχωριστά;»

Κρατούμε σημειώσεις (αν δεν το έχουμε ήδη αναθέσει σε κάποιον άλλο) και μπορούμε να προτείνουμε να το συζητήσουμε στο τέλος της συνάντησης ή να προγραμματίσουμε μια άλλη συνάντηση για το θέμα που συζητείται και δεν εξυπηρετεί το σκοπό της σημερινής μας συνάντησης. Αν για κάποιο λόγο η συνάντηση ξεφύγει σε βαθμό που βλέπεις ότι είναι δύσκολο να την επαναφέρεις ακόμα και με τον προηγούμενο τρόπο, τότε μπορείς να ζητήσεις ένα 5λεπτο διάλειμμα. Με αυτό το τρόπο θα εκτονωθεί η ένταση που υπήρχε και όταν επανέλθετε στη συνάντηση μπορείς να θέσεις ξανά το ρυθμό.

Βήμα #7 – Κλείσιμο της συνάντησης

Το κλείσιμο μιας συνάντησης είναι εξίσου σημαντικό με τα υπόλοιπα βήματα. Όλοι μας έχουμε βρεθεί σε κάποια φάση σε συναντήσεις που ενώ λέχθηκαν σωστά θέματα και καλές ιδέες, φεύγοντας από τη συνάντηση δεν γνωρίζουμε ούτε ποιος θα κάνει τι, μέχρι πότε θα το κάνει και ούτε που έχουμε καταλήξει τελικά. Ως αποτέλεσμα συναντιόμαστε την επόμενη φορά, μόνο και μόνο για να διαπιστώσουμε ότι δεν έχει προχωρήσει κανένα βήμα προχωρήσει από την προηγούμενη φορά που συναντηθήκαμε.

Πριν κλείσουμε τη συνάντηση λοιπόν χρειάζεται ως οικοδεσπότες (ή το άτομο που έχουμε αναθέσει να κρατά σημειώσεις) να επαναλάβουμε τα σημαντικά σημεία που έχουν λεχθεί ή συμφωνηθεί, ποια είναι ξεκάθαρα τα επόμενα βήματα, και φυσικά ποιος έχει να κάνει τί και μέχρι πότε. Ακόμα και αν πρόκειται να συνεργαστούν κάποια άτομα για ένα συγκεκριμένο επόμενο βήμα, είναι πολύ πιο αποδοτικό να έχουμε ένα άτομο υπεύθυνο για κάθε στόχο κάθε φορά έτσι ώστε να υπάρχει υπευθυνότητα ανάμεσα στα μέλη.

Σε αυτό το σημείο, η συμφωνία είναι πάλι απαραίτητη. Πριν κλείσουμε τη συνάντηση, όχι μόνο χρειάζεται όλοι να γνωρίζουν ποια είναι τα επόμενα βήματα, ποιος κάνει τι και πότε, αλλά χρειάζεται να συμφωνήσουμε ότι είμαστε “ΟΚ” με όσα έχουν συμφωνηθεί, και αυτό το πλάνο παίρνοντας το «ναι» από όλους τους εμπλεκόμενους.

Βήμα #8 – Ευχαριστήριο email με επόμενα βήματα

Αν και το βήμα αυτό είναι προαιρετικό κατά κάποιο τρόπο, προσωπικά το θεωρώ πολύ σημαντικό και πολύ επαγγελματικό μετά τη συνάντηση να ακολουθήσει ένα ευχαριστήριο σύντομο email με τα επόμενα βήματα που συμφωνήθηκαν στη συνάντηση και ποιος καλείται να κάνει τι. Με αυτό το τρόπο όλοι θα έχουν την ίδια πληροφόρηση και όλοι θα γνωρίζουν σε ποιόν να απευθυνθούν σε περίπτωση που θέλουν να επικοινωνήσουν για ένα θέμα που δεν έχουν εκείνοι τον τελικό λόγο.

8 βήματα λοιπόν για να σχεδιάσεις και να φιλοξενήσεις μια συνάντηση, ακόμα και αν δεν είσαι το άτομο που θα κάνει όλη τη δουλειά, ακόμα και αν είσαι ο Project manager ενός έργου και φυσικά ακόμα και αν τα μέλη της συνάντησης δεν αναφέρονται σε εσένα και δεν είναι μια συνάντηση με καθορισμένη ατζέντα που επαναλαμβάνεται.

Αν βρήκες χρήσιμο το άρθρο αυτό μη διστάσεις να το μοιραστείς με άλλους ανθρώπους.

Αν χρειάζεσαι περισσότερη υποστήριξη ή βοήθεια σε θέματα επικοινωνίας, ηγεσίας ή διαχείρισης ομάδας μη διστάσεις να επικοινωνήσεις μαζί μου στέλνοντας ένα email στο [email protected] θα χαρώ να μιλήσουμε και να πούμε περισσότερα.

Vaso Vardaki, MSc, MBA, PCC

Leadership Coach